Saudara sekalian… Dalam melakukan kegiatan acara atau event yang beaar ataupun kecil sudah jelas membutuhkan persiapan yang matang salah satunya Adalah rapat pembentukan panitia . Sudah jelas ini semua proses kegiatan bisa dirancang sebaik mungkin, mulai dari pra-acara, saat berlangsungnya acara, hingga pasca-acara berlangsung.
Kepanitiaan merupakan institusi atau kelompok yang dibentuk dan berfungsi sebagai pelaksana kebijakan kelompok tersebut sesuai dengan tingkatan masing-masing. Kelompok ini dibuat dalam upaya melaksanakan suatu program tertentu dan bertanggungjawab secara penuh terhadap apa yang telah diputuskan dalam kepanitiaan tersebut. Salah satu faktor sukses dan tidaknya sebuah acara biasanya juga tergantung dari baik-buruknya panitia yang direkrut sesuai dengan kemampuan orang tersebut . Sumber Daya Manusia yang tergabung didalamnya bisa menjadi cerminan atas kualitas event yang diselenggarakan. Untuk itu jangan salah pilih dalam mengatur setiap sumber daya agar bisa berperan sesuai dengan kapasitas yang ada.
Dalam tulisan ini kita coba menulis seauai dengan pengalaman yang telah saya lakukan : ada beberapa yang di perlukan dan pungsi tugas agar Suatu acara bisa berjalan dengan baik seauai dengan apa yabg kita harapakan.
Tujuan umum pembentukan panitia ACARA :
Melaksanakan fungsi manajemen ACARA yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, melakukan monitoring dan evaluasi seluruh tahapan-tahapan pelaksanaan ACARA KEGITAN TERSEBUT.. Mengatur tata laksana dan tata kerja dalam persiapan dan pelaksanaan ACARA
Mengelola materi ACARA secara baik dan benar.
Dapat mengkondisian dan menciptakan suasana yang lebih kondusif dan kooperatif bagi pelaksanaan acara tersebut .
Melaksanakan dan mengendalikan kegiatan operasional.
Melaksanakan koordinasi dan komunikasi dengan semua unsur yang terlibat dalam kegiatan.
Dalam membuat panitia acara, biasanya akan melibatkan banyak orang yang akan diberi wewenang dan tanggung jawab untuk menjalankan programnya sesuai dengan divisi masing-masing. Secara umum, dalam sebuah kepanitiaan acara terdiri dari orang-orang penting yeng memiliki tugas sebagai berikut :
1. Ketua Panitia
Ketua panitia merupakan sosok pemimpin yang bisa mengerakkan semua roda kepanitiaan dalam event tersebut. Biasanya seorang ketua akan dibantu oleh wakil ketua sehingga pekerjaan bisa menjadi lebih ringan. Adapaun tugas ketua panitia acara adalah sebagai berikut : Memimpin semua panitia acara agar sesuai dengan visi dan semua rencana yang telah ditentukan,
Menjadi koordinator panitia acara ,
Membuat detil konsep dan melimpahkan tugas kepanitiaan kepada yang bersangkutan
Memberi pengarahan dan melakukan pengawasan saat pelaksanaan acara
Mencari alternatif solusi jika terjadi permasalahan dan membuat keputusan secara tepat
Bertanggung jawab kepada pemangku kepentingan dan penanggung jawab acara
Meminta laporan pertanggungjawaban kepada setiap seksi
Bersama sekretaris, ketua panitia membuat laporan pertanggungjawaban (LPJ) event
2. Tugas Sekretaris
Sekretaris merupakan seseorang yang ditugaskan untuk mengurus berbagai hal yang terkait dengan kesekretariatan acara . Beberapa tugas seorang sekretaris dalam pengelolaan acara diantaranya adalah : Membuat surat-surat resmi seperti surat permohonan surat permohonan dana, surat kontrak kerjasama, Surat peminjaman dan berbagai kegiatan keskretariatan yang relevan.
Membuat Surat Keputusan kepanitiaan acara .
Menyiapkan dan mengedarkan daftar hadir peserta dan daftar hadir panitia;
Menyiapkan sertifikat untuk panitia maupun peserta jika dibutuhkan
Membuat tanda kepanitiaan seperti ID Card atau Name Card
Menyediakan lembar komunikasi kepanitiaan
Membuat daftar kebutuhan dan anggaran acara.
Berkoordinasi dengan seksi terkait sesuai dengan kebutuhan
Bertanggungjawab kepada Ketua Panitia
3. Tugas Bendahara
Untuk dapat mengelola event dengan baik, maka dibutuhkan seorang bendahara untuk mengatur keuangan. Beberapa tugas bendahara event diantaranya adalah :
Membantu ketua panitia event dalam melaksanakan tugasnya, khususnya dalam hal pengelolaan anggaran.
Menyusun rencana anggaran belanja untuk memenuhi kebutuhan event
Mengelola dan mengawasi pemasukan dan penggunaan dana.
Membuat pembukuan pendanaan secara rinci dan jelas
4. Tugas Sie Acara
Membuat susunan acara secara rinci dan spesifik Bersama divisi perlengkapan menyusun daftar perlengkapan dan mengadakannya; Membuat konsep acara agar lebih baik, misalnya dengan mengundang orang ahli yang dibutuhkan dalam event tersebut;
Berfungsi sebagai koordinator lapangan dan mengatur hal-hal teknis di lapangan saat acara berlangsung;
Melakukan sosialisasi susunan acara kepada berbagai pihak yang terkait dengan acara tersebut
Bertanggungjawab kepada ketua Panitia
5. Tugas Sie Humas dan Publikasi
Mengkonsep dan membuat media publikasi kegiatan ( misalnya dalam bentuk pamflet, leaflet, brosur, spanduk, baliho, poster, undangan sesuai dengan kebutuhan kegiatan) dan menyebarkannya kepada pihak terkait
Merancang serta mendesain Katalog
Membantu sie kesekretariatan dalam mengadakan dan mengelola dokumen-dokumen yang diperlukan dalam kegiatan
Membuat list kebutuhan dan anggaran yang terkait dengan promosi acara
Bertanggungjawab kepada ketua panitia
Baca juga :
6. Tugas Sie Perlengkapan dan dekorasi
Merencanakan dan mendata peralatan perlengkapan kegiatan yang dibutuhkan serta mengupayakan pengadaannya dengan sebelumnya mengadakan koordinasi denganbidang lain terkait yang membutuhkan perlengkapan sarana
Mengadakan hubungan / kontrak perjanjian dalam hal peminjaman / penyewaanperalatan.
Bertanggung jawab atas pemeliharaan/perawatan dan pengembalian peralatanperlengkapan kegiatan
Mengadakan dan mendistribusikan perlengkapan kegiatan.
Melakukan tudas-tugas yang ditugaskan oleh ketua panitia.
Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada ketua panitia
7. Tugas Sie Konsumsi
Menyiapkan dan mengatur menu makanan (ringan dan berat) termasuk penjadwalannya
Mengupayakan adanya konsumsi, menyediakan (mempersiapkan) serta menyuguhkannya kepada panitia, peserta, dan pengisi acara
menyiapkan dan membereskan alat-alat konsumsi yang dibutuhkan
Mengurus biaya konsumsi
Berkoodinasi dengan bendahar terkait list kebutuhan dan anggaran
Bertanggungjawab kepada Ketua Panitia
8. Tugas Sie Dokumentasi dan transportasi Menyediakan, memproses dan memproduksi dokumentasi kegiatan dalam bentuk foto ataupun video
Menyediakan dan menyiapkan sarana transportasi bagi kebutuhan kegiatan
Melakukan tugas-tugas yang ditugaskan oleh ketua panitia dan berkoordinasi dengan sie lainnya secara kooperatif.
Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada ketua panitia.
9. Tugas Sie Keamanan
Mengatur dan mempersiapkan penataan seluruh kegiatan yang berkaitan dengan keamanan kegiatan.
Komentar